Đi thuê văn phòng cũng giống như đi mua nhà vậy, chúng ta cần phải xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố để có thể đáp ứng được nhu cầu, thỏa mãn được mong muốn của bản thân. Tuy nhiên, những nơi cho thuê văn phòng quận 7 của TP. HCM có khá nhiều cạm bẫy. Do đó thông qua bài viết này, bạn nên biết những sai sót không đáng có để quá trình đi thuê văn phòng được suôn sẻ và tốt đẹp hơn.
1. Làm rõ những điều khoản trong hợp đồng
Bản hợp đồng thuê văn phòng cần được lập và thông qua của cả bên thuê và bên cho thuê. Do vậy, bạn nên rà soát kỹ càng mọi câu từ đến con số trên bản hợp đồng.
Thông thường khi đi thuê văn phòng, mọi người thường chỉ chú ý đến các điều khoản chính trong hợp đồng mà không để ý đến những chi tiết nhỏ. Chính vì sơ suất không đáng có này sẽ dẫn đến các rắc rối về sau. Do vậy, bạn nên thuê luật sư đi cùng để kiểm tra cũng như làm đại diện cho công ty để thương lượng những điều khoản có trong hợp đồng.
Dịch vụ thuê luật sư có chi phí không quá lớn, song điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và có được quyết định đúng đắn, tránh được những vấn đề phát sinh không đáng có trong tương lai.
2. Đảm bảo diện tích văn phòng thực tế giống với giấy tờ kê khai
Các tòa nhà cho thuê văn phòng quận 7 hiện nay chỉ tính tiền thuê diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng. Cho nên, diện tích văn phòng bạn phải thanh toán sẽ dựa vào diện tích thuê, cụ thể được đo theo 3 phương pháp:
- Đo theo phong thủy, trong lòng văn phòng
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng
Hãy kiểm tra lại diện tích căn phòng trước khi tiến hành kí kết. Trong quá trình đo đạc, bạn vẫn còn cơ hội để thương lượng về việc tăng hoặc giảm diện tích đối với bên cho thuê.
3. Kiểm tra tính chính xác về thời hạn cho thuê
Các tòa nhà cho thuê văn phòng hiện nay tại Việt Nam nói chung và quận 7 TP.HCM nói riêng, thường chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên. Do đó, trường hợp bạn là doanh nghiệp có quy mô lớn thì nên thuê những tòa nhà, văn phòng với thời hạn 3 năm đổ lên để nhận được những ưu đãi về giá. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu. Bằng cách này nếu chẳng may công ty ngừng hoạt động thì có thể tránh được rủi ro phải trả những khoản chi phí cho văn phòng khi không hoạt động.
4. Quan tâm đến các chi phí, dịch vụ khác đi kèm
Một lưu ý nữa , đó là hững điều khoản về các chi phí dịch vụ thường được đính kèm trong bản hợp đồng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bên cho thuê lại không ghi rõ thời gian sử dụng.
Ví dụ như mục phí quản lý bao gồm phí sử dụng điều hòa, quạt,… thường không được đề cập đến thời gian sử dụng, có được sử dụng trong những ngày cuối tuần, ngày lễ, ngoài giờ hành chính hay không. Nếu công ty bạn có nhu cầu làm việc trong những khoản thời gian này, thì việc làm rõ những chi tiết nên là điều cần thiết. Bằng việc đề nghị bổ sung và ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng sẽ giúp bạn tránh được những chi phí phát sinh về sau.
5. Phương thức thanh toán và tiền tệ thanh toán
Hiện nay, các tòa nhà văn phòng thường quy định giá thuê văn phòng với đơn vị USD. Do giá tỷ giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng thuê văn phòng cần quy định rõ giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, hoặc khi có biến động tỷ giá thì sẽ thay đổi như thế nào?
6. Những điều khoản khi muốn chấm dứt hợp đồng
Nếu trong quá trình thực hiện, khi muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do nhiều lý do khác, .thì bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng. Do vậy, ở mục các điều khoản khi muốn chấm dứt hợp đồng bạn nên xem xét kỹ lưỡng, để có sự chuẩn bị đầy đủ, phòng tránh trường hợp bị kiện tụng không đáng có.
7. Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê
Bạn nên nắm rõ những trách nhiệm, nghĩa vụ cơ bản của hai bên để có được sự hiểu biết. Xem xét bên cho thuê có thực sự đáng tin cậy hay không.
- Đối với bên thuê:
Trách nhiệm thanh toán tiền thuê, trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng, chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà, quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy,….
- Đối với bên cho thuê:
Về việc bàn giao mặt bằng, đảm bảo tính pháp lý của văn phòng, và các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.
Ngoài việc tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc người tư vấn thuê văn phòng, những dịch vụ cho thuê văn phòng bạn cũng nên tìm những nơi có uy tín để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của doanh nghiệp.
Trên đây là những sai sót bạn cần tránh khi đi thuê văn phòng quận 7 ở TP. HCM. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn thuê được những văn phòng phù hợp nhất. Chúc bạn thành công!
>>>Xem thêm: tòa nhà Toong Phú Mỹ Hưng đang cho cho thuê văn phòng quận 7
